Décontracté ou conversationnel ? Un guide de la formalité d'écriture

Un élément clé à prendre en compte lors de la rédaction est le niveau de formalité. En effet, nous devons communiquer différemment en fonction de la personne à qui nous nous adressons et de la raison pour laquelle nous le faisons. Vous n'enverriez pas un e-mail à votre patron de la même manière que vous enverriez un SMS à votre meilleur ami, n'est-ce pas ?

Heureusement pour les anglophones, modifier notre formalité d'écriture n'est pas très compliqué. Il n'est pas nécessaire d'apporter des modifications majeures à la grammaire ou aux pronoms (contrairement à nos amis français et allemands). Cependant, nous devons prendre en compte des éléments tels que le choix des mots et la syntaxe.

Mais avant de parler de cela, nous devons expliquer ce que sont les "niveaux de formalité".

Niveaux de formalité

Pour beaucoup de gens, l'écriture n'est pas formelle ou informelle. Il s'agit plutôt d'une échelle à plusieurs niveaux.

Selon le regretté linguiste américain Martin Joos, il existe cinq registres, ou "horloges", sur cette échelle : intime, décontracté, consultatif, formel et figé. D'autres, comme le blog Writer's Domain, pensent qu'il y en a quatre.

Pour simplifier les choses, nous avons retenu trois niveaux de formalité : formel, conversationnel et décontracté. Voyons ce qu'ils sont et quand les utiliser.

Formel

Pour : écrire à des étrangers ou à des supérieurs

Si vous écrivez un essai ou une lettre de motivation, ce ton est fait pour vous. Le langage formel est nécessaire pour écrire sur des sujets sérieux avec des personnes sérieuses.

Pour les universitaires, il peut aider à transmettre un sentiment d'objectivité et d'autorité. Pour les demandeurs d'emploi, il peut créer une première impression forte.

Nous avons déjà parlé en profondeur des caractéristiques de l'écriture formelle. En résumé, il s'agit souvent de phrases complexes, de mots sophistiqués et d'écriture à la troisième personne. L'utilisation de la voix passive est acceptable, mais le langage familier ne l'est absolument pas.

Remarque : si vous utilisez un ton formel, veillez à écrire clairement. S'assurer que votre public comprend votre message est bien plus important que de faire étalage de votre vocabulaire.

Conversationnel

Pour : écrire à des connaissances, des collègues ou des clients

Il existe de nombreux noms pour cette catégorie. Certains la qualifient de "ton standard", d'autres de "semi-formel". En fait, il s'agit du ton qui se situe quelque part entre l'écriture formelle et informelle.

De nos jours, la plupart des entreprises (y compris Outwrite) utilisent un ton conversationnel dans leurs communications. C'est parce que nous voulons ressembler à des humains lorsque nous parlons à nos clients, et non à des robots sans émotions.

Alors, à quoi ressemble le ton d'une conversation ? Il donne souvent l'impression d'être amical, sans être trop décontracté. Vous pouvez écrire à la première ou à la deuxième personne, et utiliser des contractions et des parenthèses. Les phrases doivent être simples et courtes pour une meilleure lisibilité.

N'oubliez pas que le ton d'une conversation doit rester poli et professionnel. Cela signifie pas d'argot, d'emojis ou de points d'exclamation excessifs.

Occasionnel

Pour : écrire à des personnes que vous connaissez bien.

Enfin, nous avons le ton décontracté (également connu sous le nom de "ton informel"). Il s'agit du type d'écriture utilisé lorsque vous vous adressez à des personnes que vous connaissez bien, comme des amis ou des collègues proches. Il peut être utilisé par certaines entreprises dans leur matériel de marketing (s'il s'aligne sur leur marque, bien sûr), ainsi que pour les e-mails personnels, les médias sociaux et les articles de blog.

Un ton décontracté vous permet d'être expressif. L'argot, les expressions idiomatiques et les métaphores sont autant d'outils utiles pour exprimer votre personnalité et établir des liens profonds avec votre public.

Les conventions grammaticales sont également flexibles. N'hésitez pas à commencer vos phrases par des mots comme "mais" et "et", et à utiliser des signes de ponctuation stylistiques comme les tirets.

Si vous ne savez pas si vous devez utiliser un ton décontracté ou de conversation, optez pour le second. Il est toujours préférable d'être trop formel plutôt qu'informel.

Formel vs Conversationnel vs Décontracté

Maintenant que nous avons abordé séparément les différents niveaux de formalité, voici comment les comparer :

Remarque : ces règles ne sont pas immuables. Si vous souhaitez rédiger un document qui se situe quelque part entre le ton formel et le ton conversationnel, allez-y. Veillez simplement à ce que votre travail soit cohérent et adapté à votre contexte.

Changer le ton de l'écriture avec un outil de paraphrase

Modifier votre ton d'écriture n'est pas facile. C'est d'autant plus vrai si vous écrivez pour plusieurs marques, pour un public peu familier ou pour tout autre contexte hors de votre zone de confort.

Heureusement, l'outil de paraphrase d'Outwrite peut vous aider à réécrire des phrases pour les rendre plus ou moins formelles. Il vous suffit de surligner une phrase, de choisir un objectif et nous vous proposerons une liste d'alternatives. Rendez-vous sur notre site pour l'essayer !