Rester connecté : utiliser la technologie pour travailler à domicile

Eh bien, chers auteurs, il semble que nous soyons bel et bien de l'autre côté du miroir. Les allées des supermarchés sont vides. Vous sortez probablement de chez vous une fois par jour pour faire un petit tour dans le quartier et voir le monde extérieur. Et vous travaillez presque certainement à la maison. Ce mois-ci, plutôt que de chercher des moyens d'améliorer votre écriture (ou vos connaissances en grammaire), nous allons nous pencher sur les moyens de travailler efficacement depuis votre domicile. Il n'est pas toujours facile de s'adapter aux processus ultra technologiques du WFH. Ce blog vous donnera quelques conseils pour rester productif et concentré en ces temps chaotiques.

The Workspace 💻

Dans la mesure du possible, essayez d'installer votre espace de travail dans un endroit de la maison où vous ne passez normalement pas beaucoup de temps libre. Sinon, ce n'est pas grave. Souvenez-vous simplement que lorsque vous êtes à votre poste de travail à domicile, vous devez avoir l'impression d'être au travail. Il doit y avoir un minimum de distractions, mais toutes les ressources dont vous avez besoin ; cela signifie une prise de courant, pour que vous n'ayez pas à vous déplacer si votre ordinateur portable est faible, un signal Wi-Fi puissant, un éclairage suffisant et beaucoup d'eau pour rester hydraté.

Vous pouvez également réfléchir à la manière dont vous allez gérer votre téléphone lorsque vous êtes censé travailler. Si vous avez un téléphone professionnel, envisagez de laisser votre téléphone personnel (ET votre smartwatch) dans une autre pièce. Sinon, vous devrez vous assurer que vous ne serez pas trop distrait par votre appareil. Vous devriez envisager d'utiliser les fonctions de bien-être dont votre téléphone est équipé pour atténuer les pertes de temps. Vous pourriez activer les niveaux de gris, afin que votre téléphone paraisse moins attrayant. Vous pourriez également bloquer des applications comme Facebook, Instagram et TikTok (quoi que ce soit) pendant la durée de vos sessions de travail. Activez la fonction personnalisable Ne pas déranger, afin de ne recevoir que les notifications des apps pertinentes ou les appels et messages de vos collègues de travail ou de vos clients. Ces opérations se trouvent dans vos paramètres.

Communication numérique 📡

La vidéoconférence et la téléconférence font probablement partie intégrante de votre journée de travail. Bien que vous vous soyez probablement déjà habitué à la technologie, il est important de continuer à vous familiariser avec les programmes que vous utilisez - et il y en a probablement plusieurs. Si vous faites une présentation, assurez-vous de savoir comment partager l'écran pour toute aide visuelle dont vous pourriez avoir besoin. Si vous devez animer la réunion, pensez à prévoir plus de temps pour une réunion en ligne que pour une réunion physique. C'est également une bonne idée d'apprendre à séparer les travailleurs en petits groupes de brainstorming. Dans la mesure du possible, réduisez le nombre de participants à une réunion ; un essai mené à l'université de Nottingham a montré que les groupes plus importants étaient moins enclins à participer.

Si vous assistez à une réunion, il y a quelques éléments qui peuvent améliorer l'expérience pour vous et vos collègues. Assurez-vous que l'espace que vous avez choisi pour travailler est calme et éloigné des distractions visuelles et auditives qui pourraient déranger vos collègues. Pensez également à éteindre votre micro lorsque vous ne parlez pas. Lorsque vous devez intervenir, il est bon de répéter ce à quoi vous répondez, qu'il s'agisse d'une question ou d'un autre sujet. Comme vous l'avez probablement constaté, la vidéoconférence peut entraîner des interruptions régulières, et cette technique vous aidera à clarifier la réponse que l'on attend de vous, comme le notent Lynne Walnfan et Paul Davis dans leur article intitulé "La vidéoconférence : un outil de travail". Les défis de la collaboration virtuelle.

The Work 📑

Vous l'avez peut-être déjà remarqué : le WFH signifie que vous écrivez beaucoup plus. Plus d'e-mails, plus de mémos, plus de messages. Une grande partie de la communication que vous auriez eue au bureau sera remplacée par des appels téléphoniques. Mais considérez l'urgence de la question, et si elle justifie le temps passé à appeler quelqu'un. Pensez également aux centaines d'appels téléphoniques que cette personne recevra désormais dans une journée. À moins qu'il ne soit absolument nécessaire de parler à quelqu'un, une communication écrite sera probablement plus productive, donnant au destinataire le temps d'offrir une réponse réfléchie, et à vous une trace écrite de la demande. La communication informelle n'est probablement pas la seule chose qui doive désormais être écrite ; les réunions étant de plus en plus souvent organisées en ligne, vous pourriez vous retrouver à devoir rédiger une présentation ou un dossier.

Quel que soit le sujet sur lequel vous travaillez, toutes ces communications devront être professionnelles, lucides et (ceux qui les liront vous en remercieront) concises. Démontrer votre capacité à construire de tels documents sous pression laissera une impression à ceux qui les recevront. C'est là qu'intervient Outwrite. En utilisant Outwrite, vous vous assurez que votre travail ne présente aucun problème de grammaire et qu'il se lit comme un document professionnel. Pour que votre texte ne soit pas plus long que nécessaire (pensez au chaos dans lequel nous nous trouvons actuellement ; personne ne veut lire plus qu'il ne le faut), la fonction de formulation et d'efficacité vous aidera.

Pauses

Nous disposons donc d'un bon espace de travail avec peu de distractions, nous utilisons Outwrite pour nos besoins de rédaction et nous savons comment naviguer dans le monde délicat de la communication numérique. Mais on ne peut pas rester assis à son bureau pendant 8 heures. Il faut faire des pauses et il est préférable de les faire assez régulièrement. Dans son livre Réussir à gérer et à travailler à distanceSarah Cook explique que les travailleurs à domicile efficaces ne sautent pas de repas et ne font pas de pauses. Une pause de cinq minutes toutes les 30 à 45 minutes vous permettra d'être aussi productif que possible pendant vos heures de travail. Vous devez consacrer ce temps à ne pas travailler, loin de votre poste de travail et, de préférence, loin des médias sociaux. Si possible, allez vous promener, même si c'est seulement autour de votre maison. Il est préférable que ces pauses - y compris celle du déjeuner - soient passées loin de la technologie. À tout le moins, pas d'ordinateur portable et pas de travail sur votre téléphone.

Surtout, n'oubliez pas de prendre soin de vous et de ceux qui vous entourent.