Rédiger des courriels que les gens veulent vraiment lire

Il est tard dans la journée. Vous voulez rentrer chez vous (ou vous déconnecter de l'ordinateur de votre bureau à domicile, plus probablement). Mais, au moment où vous êtes sur le point de fermer votre ordinateur portable, vous entendez le tintement presque omniprésent d'un courriel de notification. Il s'agit d'un collègue de travail, dont l'objet est "URGENT". Vous l'ouvrez à contrecœur et vous êtes accueilli par une longue brique de texte non formaté. Il y a des liens hypertextes et des fautes de frappe partout. Cette lettre va vous demander un peu de lecture.

Nous avons tous reçu ce type d'e-mails. Et, franchement, la plupart d'entre nous en ont envoyé à un moment ou à un autre. C'est pourquoi l'article de ce mois-ci porte sur la façon de rédiger de bons e-mails, quel que soit le destinataire. Passons en revue les éléments essentiels.

La ligne d'objet

Je pense que le terme "ligne d'objet" est un peu trompeur. Dans un monde où près de trois millions d'e-mails sont envoyés chaque seconde, la ligne d'objet est presque comme une publicité. Elle n'indique pas seulement à votre destinataire le sujet du message, mais aussi pourquoi il mérite d'être lu. Vous ne pouvez donc certainement pas l'intituler "IMPORTANT" et espérer que tout ira bien. Vous devez faire un discours.

Dans ce cas, un bon "pitch" sera bref et informatif. La brièveté est une nécessité, car une personne qui parcourt des centaines d'e-mails ne prendra pas la peine de déchiffrer un long objet. Un en-tête bref répond également aux besoins de ceux d'entre nous qui consultent leurs e-mails sur leur téléphone. Si votre ligne d'objet ne dépasse pas 45 caractères, elle tiendra dans une notification pour la plupart des appareils.

Mais la concision n'est rien sans les bonnes informations. Votre destinataire devra peut-être effectuer une recherche par mot-clé pour retrouver votre message dans sa boîte de réception, qui sera certainement pleine à craquer. Un objet tel que "Contrats : retour avant la COB" est non seulement court et direct, mais permet également de rechercher facilement le mot "contrat".

Salutations, signatures et tonalité

La formule de salutation que vous utilisez au début d'un courriel et la formule de signature que vous utilisez à la fin changent généralement en fonction du destinataire. Si vous envoyez un petit mot à un collègue que vous connaissez bien, un simple "bonjour" suffira. Si vous contactez un client ou une personne plus haut placée dans votre organisation, il est préférable d'être plus formel. Un "Good morning/afternoon" (bonjour/après-midi) est toujours apprécié, et "Dear" (cher) est idéal lorsque vous voulez que quelqu'un se sente important. Une formule de politesse après la salutation est généralement une bonne idée aussi. Si des formules génériques telles que "j'espère que vous allez bien" sont acceptables, il est bon de les personnaliser si vous le pouvez. Ce collègue a fait une excellente présentation la semaine dernière ? Dites-lui que vous l'avez appréciée ! Il a décroché un gros client ? Félicitez-le ! Cela montre que vous avez réfléchi à votre travail.

Cette échelle mobile s'applique également à vos signatures. Vous pouvez proposer un "merci" ou un "santé" à un ami, tandis que "salutations" est plus approprié pour une personne à qui vous devez témoigner du respect. Vous disposez probablement d'une signature électronique fournie par votre entreprise, mais si ce n'est pas le cas, la création d'une signature personnalisée est un excellent moyen d'exercer vos compétences dans Gmail et de paraître professionnel par la même occasion.

Vous devez décider de la formalité et du ton de votre courriel en suivant la même logique. S'il s'agit d'une petite demande adressée à un collègue, une note rédigée de manière décontractée convient parfaitement. Cela dit, n'oubliez pas que vous êtes toujours au travail. Évitez tout argot inapproprié et - je sais qu'il est difficile d'exprimer une émotion sans eux - les émojis ne sont généralement pas très esthétiques non plus. Désolé 🤷.

S'il s'agit d'un courriel de nature plus sérieuse - une note de service à l'échelle de l'entreprise ou une correspondance adressée à un supérieur - assurez-vous qu'il est libellé comme tel. Dans de tels cas, il est toujours préférable d'être trop formel que pas assez. Vous ne serez jamais traîné dans le bureau de votre patron parce que votre courriel était trop sûr.

Structure du courrier électronique

Chaque fois que vous le pouvez, essayez d'être bref dans vos courriels. Vous n'avez probablement pas beaucoup de temps pour les écrire, et vos collègues n'ont pas beaucoup de temps pour les lire. Cela ne signifie pas qu'il faille supprimer des points importants au nom de la concision ; vous ne voulez pas paraître négligent ou paresseux en rédigeant des courriels d'une seule phrase. Cela signifie qu'il faut dire tout ce que vous devez dire en aussi peu de mots que possible (l'outil de paraphrase d'Outwrite est très efficace pour vous aider à le faire).

Vous devez également vous assurer que vos points principaux sont facilement identifiables. Le protocole BLUF, ou "bottom line up front", est utile à cet égard. Il s'agit d'une pratique utilisée dans l'armée, dans laquelle un bref résumé du point le plus important du document (la ligne de fond) est placé dès le début.

En outre, veillez à ce que vos messages électroniques soient aussi "propres" et lisibles que possible. Cela signifie qu'il faut séparer votre texte en paragraphes, plutôt que de le formater en un seul bloc. Si vous rédigez un message dense, vous pouvez utiliser des points. Vous devez également faire attention à l'utilisation des liens. Les longues adresses Web peuvent encombrer votre texte. Si vous devez inclure un lien hypertexte, cliquez sur "Insérer", puis sur "Lien" et modifiez le texte pour qu'il ne prenne pas trois lignes.

Correction d'épreuves

Bien entendu, vous devez relire vos courriels avant de les envoyer. Les fautes d'orthographe donnent une impression de manque de professionnalisme et de maladresse et laissent une mauvaise impression aux clients et aux supérieurs. C'est particulièrement vrai aujourd'hui, compte tenu de la prévalence des correcteurs orthographiques. Il n'y a tout simplement pas de place pour les erreurs dans ce domaine. En plus de donner une mauvaise impression, les fautes de frappe peuvent également nuire à la clarté et entraîner d'autres problèmes. Vous ne voulez pas être responsable d'une telle chose simplement parce que vous n'avez pas pris la peine de relire votre courrier électronique.

Vous êtes prêt à envoyer

Le moyen le plus simple de vous assurer que vos e-mails sont clairs, concis et sans erreur est d'utiliser Outwrite. En installant notre extension gratuite pour Google Chrome, vous pouvez polir votre écriture dans Gmail et Outlook instantanément.

Par les temps qui courent, vous allez envoyer beaucoup d'e-mails. Nous espérons que ce blog vous a aidé à les rédiger un peu mieux.